Goed Leiderschap

De rol van de HR-adviseur in het succes van de beginnende leidinggevende

Uit verschillende Amerikaanse studies blijkt dat 40% van de leidinggevende die op een nieuwe plek terecht komt binnen 18 maanden faalt (bron: leading-resources.com). De cijfers voor ‘’first time leaders’’ zijn nog erger, daar faalt 60% in de eerste 24 maanden. Om goed leiding te geven aan een team zijn er voor een beginnende leidinggevende blijkbaar nog wat extra obstakels.

Wat gaat er dan precies fout?

Laten we deze drie kernoorzaken eens nader bekijken en de faalrisico’s duiden. Wat gaat er dan precies fout?

1. De beginnende leidinggevende kiest voor een verkeerde invulling van zijn leiderschapsrol

Hoe komt het dat de beginnende leider vaak een verkeerde keuze maakt? Een groot deel van zijn ineffectieve manier van leidinggeven komt voort uit een verkeerde rolopvatting. Dit leidt meestal tot een (onbewuste) leiderschapsinvulling, qua houding en gedrag, die averechts werkt voor het team. De beginnende leidinggevende heeft jarenlang uitgeblonken als expert op een inhoudelijk gebied. Dit is meestal een belangrijke reden van zijn promotie tot leidinggevende. Hierdoor denken veel beginnende leidinggevenden dat ze pas als leider geaccepteerd zullen worden als ze laten zien hoeveel inhoudelijke kennis ze hebben. Ze hebben daarom het idee dat ze goed leidinggeven door vooral op de inhoud medewerkers te ondersteunen en te sturen.

Dit is een verkeerde rolopvatting. Leiderschap is geen kennis-werk maar mensenwerk. De leidinggevende staat primair opgesteld om mensen te helpen het beste uit zichzelf te halen. Als leidinggevende heb je dus een belangrijke rol in de groei en ontwikkeling van je medewerkers. Je inhoudelijke kennis is voor goed Leiderschap niet je belangrijkste instrument.

2. Gebrek aan begeleiding door de organisatie van de beginnende leidinggevende

Over het algemeen is de voorbereiding en de begeleiding van de ‘’first time leader’’ onvoldoende. Soms ontbreekt het zelfs volledig. De twee belangrijkste risico’s die hiermee voorkomen kunnen worden, zijn:

• Dat er verschil is in de rolopvatting van de ‘’first time leader’’ en hoe de organisatie de rolopvatting ziet. Met de organisatie wordt  bedoeld: de medewerkers, de leidinggevende van de first time leader en de HR-adviseur. Het is van belang dat bij de start in de nieuwe functie veel aandacht gegeven dient te worden aan de wederzijdse verwachtingen.
• Een gebrek aan inzicht in en kennis van het leiderschap systeem, het organisatiebeleid en de teamcultuur. Hierdoor is de kans groot dat je achter de feiten aanloopt, slecht aanvoelt wat de do’s & dont’s zijn en verkeerde prioriteiten stelt.

3. Onvoldoende beheersing van de essentiële leiderschapsrollen

Zoals eerder gezegd ‘’first time leaders’’ zijn in hun vorige functie succesvol geweest op de inhoud en dienen nu de overstap te maken naar goed leiderschap. Het vak leidinggeven vraagt om beheersing van 5 essentiële leiderschapsrollen:

• Reisleider: sturen op persoonlijk functioneren en werkplezier.
• Inspirator: motiveren voor en meenemen in een gemeenschappelijk doel.
• Ouderschap: helpen met persoonlijke ontwikkeling.
• Teamcoach: sturen op teamontwikkeling en teamprestaties.
• Loopbaan begeleider: helpen met persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling.

Deze rollen hebben weinig te maken met je inhoudelijke kennis en vragen vooral intermenselijke skills zoals: verbindend communiceren, delegeren en loslaten, managen van groepsdynamica, schakelen tussen team en organisatiebelang en samenwerken.

De rol van HR en de organisatie

Hoe kan je nu als HR-adviseur of leidinggevende van een ‘’first time leader’’ voorkomen dat hij of zij onnodig faalt in goed leiderschap? Als de persoon eenmaal is aangesteld op de leidinggevende functie, kan je op vier manieren hierin je rol pakken:

1. Voorbereiding op de functie door een leiderschap ‘’onboarding’’
2. Evalueren van en mentoring op de rol invulling gedurende de eerste 12 maanden
3. Organiseren van ‘’on the job’’ leiderschap coaching
4. Scholing geven op het gebied van leidinggeven

Hieronder wordt elke interventie nader toegelicht en voorzien van tips.

1. Leiderschap ‘’onboarding’’

Voordat de persoon start in zijn nieuwe rol is het van belang hem of haar daarop goed voor te bereiden. Je kan dit vergelijken met iemand die binnen een bedrijf jarenlang heeft gewerkt als financieel expert en nu de overstap maakt naar docentschap in financieel management in het onderwijs. Deze overgang is enorm en hij dient beeld te krijgen van wat er verwacht wordt in zijn nieuwe rol.

De ‘’onboarding’’ voor de beginnende leidinggevende dient gericht te zijn het beantwoorden van de volgende vragen:

• Wat verwacht de organisatie van mij als leidinggevende? De persoon dient duidelijk te weten waar hij als leidinggevende voor besteld is. Dit kan namelijk per organisatie en soort leidinggevende functie verschillen. Daarnaast is het van belang wat voor een soort leiderschap de organisatie voorstaat. Meestal heeft een organisatie een visie op leiderschap.
• In wat voor een leiderschap systeem kom ik terecht? Dit gaat over hoe de persoon wordt aangestuurd, overlegstructuren met andere leidinggevenden en hoe besluitvorming plaatsvindt (formeel en informeel).
• Wat is de cultuur en het imago van het team? Het is van belang om te weten hoe het team erop staat binnen de organisatie en hoe het werkt in het team. Zeker als er problemen zijn in het team of als er medewerkers tussen zitten met oud zeer.
• Wat is het beleid van de organisatie in relatie tot de richting van het team? Van belang is dat de persoon de strategie kent, de belangrijkste stakeholders van het team in beeld heeft en weet wat de belangrijkste uitdagingen voor het team zijn.
• Hoe ondersteunt HR mij in persoonlijke ontwikkeling en teamontwikkeling? Dit gaat over inzicht in de HR-cyclus, instroom- en uitstroombeleid, teamontwikkeling en opleidingsmogelijkheden.

2. Evaluatie & Mentoring

Het doel van evaluatie & mentoring is om ervoor te zorgen dat de ‘’first time leader’’ opereert vanuit de juiste rolopvatting en zich richt op goed leidinggeven. Voer in de eerste 12 maanden regelmatig evaluatie & mentoring gesprekken. Dit kan op de volgende manier ingevuld worden:

• Aanstellen van een mentor (een ervaren leidinggevende binnen de organisatie) die 1 keer per 2 weken of 1 keer per maand een gesprek heeft over hoe het loopt. De rol van de mentor is; om hem in te wijden in het leiderschap systeem, een luisterend oor te zijn en het geven van tips.
• Vanuit HR (of de direct leidinggevende) om de 3 maanden een evaluatiegesprek te voeren. Het doel van dit gesprek is: toetsen op de juiste rolopvatting en bijsturen van de rolopvatting. Drie centrale vragen die gesteld kunnen worden om meer inzicht te krijgen in de rolopvatting:

A. Welke werkzaamheden heb je de afgelopen maanden gedaan die voor jou volledig nieuw zijn? Je krijgt hierdoor meer inzicht of de persoon in zijn oude inhoudelijke rol blijft hangen of dat hij of zij echte leidinggevende taken aan het oppakken is.

B. Welke problemen of uitdagingen in het team vind je lastig of weet je weinig raad mee? Hiermee krijg je inzicht in de uitdagingen die voor de persoon in kwestie moeilijk zijn en mogelijk niet worden opgepakt. Er dient een belletje te gaan rinkelen als er veel personele problemen zijn m.b.t.: functioneren van mensen, samenwerking tussen mensen, miscommunicatie en motivatie in het team.

C. Waar besteed je de meeste tijd aan? Hiermee krijg je beeld van wat de persoon in kwestie belangrijk vindt en prioriteit aangeeft. Er dient een belletje te gaan rinkelen als het grootste deel van zijn of haar tijd naar inhoud gerelateerde taken gaat.

3. Leiderschap coaching

Leiderschapscoaching heeft tot doel die problemen in het leidinggeven te ontdekken, waar de persoon in kwestie zelf niet meer uitkomt. Vanuit de evaluatie & tutoring kan geconstateerd worden of coaching nodig is. De HR-adviseur kan in samenspraak met de tutor van de ‘’first time leader’’ de juiste coach aanstellen. De coach (interne coach of een externe coach) helpt de persoon te reflecteren op hoe het leidinggeven gaat en te duiden welke ontwikkeling nog nodig is.

4. Scholing in goed leiderschap

Om een ‘’first time leader’’ een vliegende start te geven is gerichte scholing in leidinggeven wenselijk. De HR-adviseur kan helpen de juiste scholing te vinden en te plannen. De scholing in goed leidinggeven dient gericht te zijn op de volgende doelen:

• Bewustwording van de juiste leiderschap rolopvatting;
• Inzicht in alle leiderschapsrollen en leiderschapsstijlen;
• Begrijpen van de verantwoordelijkheden van een leidinggevende;
• Versterken van persoonlijk leiderschap;
• Leren sturen van samenwerking en teamontwikkeling;
• Leren coachen en managen van groepsdynamica;
• Leren delegeren en schakelpunt te zijn tussen beleid en uitvoering;
• Leren belangrijke stakeholders te managen;
• Trainen van effectieve communicatie en -gespreksvoering.

Je hebt als HR-adviseur dus heel veel mogelijkheden om de beginnende leidinggevende te helpen om goed leiding te geven. Vaak zijn we ons onvoldoende bewust dat de faalrisico’s voor de beginnende leidinggevende erg groot zijn. Dat heeft te maken met het feit dat de sprong van een rol op de inhoud naar een rol in leidinggeven erg groot is. We zijn ons vaak ook te weinig bewust van de onnodige schade die ontstaat. Het heeft namelijk impact op het functioneren van het team als geheel en van de individuele medewerkers. Daarnaast schaadt het ook vaak de loopbaan van de talentvolle jonge professional. Denk hier bijvoorbeeld aan onze training ‘De sprong van Inhoud naar Leiderschap‘

Jij als HR-adviseur bent medeverantwoordelijk voor het succes of falen van de jonge veel belovende professionals die kiezen voor een leidinggevende rol. Benut de knoppen waarop je kan drukken om bij te dragen aan sterk en goed leiderschap in de organisatie.

Voor meer informatie over advies neem gerust contact met mij op.

Robert Tjoe Nij